KONSEP DASAR INFORMASI

a. Definisi Data dan Informasi

    Informasi dalam organisasi sangatlah penting keberadaannya, sebab organisasi tanpa informasi akan lumpuh dan tidak bersinergi. Ibaratkan aliran darah dalam tubuh, selama darah mengalir ke sekujur tubuh maka organ tubuh tetap hidup dan bergerak sesuai fungsinya. Agar tetap organ tubuh bergerak, tentu perlu dipelihara dan dijaga agar aliran darah tetap mengalir ke bagian-bagian organ dalam tubuh. Demikian pula, di dalam suatu organisasi jika terdapat informasi yang tidak sampai ke subsistem maka kegiatan akan berakhir. Di dalam organisasi keberakhiran informasi dalam hubungannya disebut entropy. Informasi yang bermanfaat bagi sistem perlu dihindari dari proses entropy tersebut.

    Dengan demikian, apa sebenarnya informasi itu? begitu penting keberadaannya dalam organisasi. Untuk memahami mengenai informasi, kita bahas mengenai data terlebih dahulu sebab sumber dari informasi adalah data. Data menurut Jogiyanto adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu, sedangkan Informasi adalah sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

    Menurut John J. Longkutoy mengemukakan bahwa “istilah data adalah suatu istilah majemuk yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol yang menunjukkan suatu ide, objek, kondisi atau situasi dan lain-lain. Jelasnya data itu dapat berupa apa saja dan dapat ditemui di mana saja. Kemudian kegunaan data adalah sebagai bahan dasar yang objektif (relatif) di dalam proses penyusunan kebijaksanaan dan keputusan oleh pimpinan organisasi.”

    Kenneth C. Laudon berpendapat bahwa data merupakan sekumpulan baris fakta yang mewakili peristiwa yang terjadi pada organisasi atau pada lingkungan fisik sebelum diolah ke dalam suatu format yang dapat dipahami dan digunakan orang. Informasi adalah data yang sudah dibentuk ke dalam format yang memiliki arti bagi manusia.

    Jadi, istilah data dan informasi berbeda, data berupa bahan mentah sehingga perlu diolah dan relatif belum memberikan manfaat bagi penggunanya sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui media-media suatu model untuk dihasilkan menjadi suatu informasi yang berguna. Misalnya, data persediaan setiap barang di gudang berupa sejumlah lembaran kartu persediaan. Kartu persediaan tersebut belum memberikan laporan yang jelas mengenai kondisi persediaan setiap barang di gudang. Maka setiap kartu persediaan barang perlu diolah lebih lanjut sehingga menghasilkan suatu informasi yang berguna bagi manajer.

    Dengan menggunakan media suatu model maka kartu persediaan setiap barang dapat menghasilkan berbagai informasi, seperti berikut ini.

a. Informasi laporan jumlah persediaan bahan mentah berguna bagi manajemen dalam penyediaan bahan baku yang harus dibeli.

b. Informasi laporan jumlah persediaan barang setengah jadi berguna bagi manajemen alam menetapkan skala prioritas produksi.

c. Informasi laporan jumlah persediaan barang jadi yang berguna bagi manajemen untuk menentukan kebijakan promosi penjualan.

d. Informasi laporan persediaan bahan mentah, setengah jadi, dan barang jadi berguna bagi manajemen dalam menyusun laporan keuangan perusahaan bagi akhir tahun tutup buku. Jadi, apabila digambarkan secara sederhana pemrosesan data menjadi informasi dapat dilihat di bawah ini:

    Data dapat sangat sederhana, tetapi data juga dapat sangat rumit. Oleh karena itu, data perlu diolah melalui suatu model tertentu untuk menjadi informasi. Informasi akan diterima oleh Pemakai dan Pemakai akan membuat suatu keputusan dan tindakan, hal ini berarti akan menghasilkan tindakan yang lain dan akan menghasilkan data baru yang lain. Data baru akan digunakan kembali oleh Pemakai dan akan menjadi input, selanjutnya akan diolah kembali. Demikian terus sehingga membentuk siklus yang menurut John Burch disebut siklus informasi (information cycle) atau siklus pengolahan data. Data yang memiliki nilai akan menghasilkan kualitas informasi.

    Data yang berkualitas menurut Dr. Marseto Donosepoetro harus memenuhi 3 ketentuan, yakni (a) ketelitian data (precesion), (b) Komparabilitas data (comparability), dan (c) validitas data (validity). 

a. Ketelitian data (precesion)

    Ketelitian data dapat ditentukan oleh kecilnya perbedaan jika observasi yang menghasilkan data itu diulangi atau sumber data yang sama digunakan dalam observasi terhadap kasus yang sama.

b. Komparabilitas data (comparability)

    Data yang memiliki standarisasi yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga tidak menyulitkan dalam mengambil suatu keputusan atau tidak menimbulkan keraguan.

c. Validitas data (validity)

    Data yang memiliki kegunaan yang tepat dengan kebutuhan dari suatu tujuan yang ingin dicapai pemakai, sebab data yang berkualitas belum tentu valid jika tidak menunjang tujuan pemakai.

    Data dapat diklasifikasi menurut jenis, sifat, dan sumbernya. Menurut jenisnya data dibagi menjadi dua, yakni data hitung dan data ukur. Jika dilihat dari segi sifatnya dapat dibagi dua diklasifikasi, yakni data kualitatif dan data kuantitatif. Dilihat dari sumbernya data dapat diklasifikasi menjadi data internal dan data eksternal.

Definisi Data

    Menurut Connolly dan Begg (2015:68) Data merupakan komponen terpenting sebagai penghubung antara mesin (hardware) dan manusia. Data adalah komponen utama yang ada di dalam sebuah Database Management System (DBMS).data adalah suatu komponen penghubung antara hardware dan manusia, data merupakan komponen terpenting yang ada dalam Database Management System (DBMS).

    Sedangkan menurut Carlos Coronel dan Steven Morris (2016:40) data berisikan fakta mentah. Jadi dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa data adalah fakta Sebuah fakta mentah yang belom di olah. data adalah fakta mentah atau pengamatan, biasanya tentang fenomena fisik atau transaksi bisnis menurut O’brie Marakas (2011:32).

Definisi Informasi

    Menurut Kelly (2011:10), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Definisi tersebut merupakan definisi informasi dalam pemakaian sistem informasi.

    Sedangkan menurut Carlos Coronel and Steven Morris (2016:4) informasi adalah hasil dari data mentah yang telah diproses untuk memberikan hasil di dalamnya.Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah hasil dari data mentah yang telah di olah sehingga mempunya makna.

b. Penggunaan Data & Informasi dalam suatu organisasi

1. Data speaks louder than tradition
    Dunia bergerak maju. Dengan mengolah data, kita memperoleh informasi yang akan berbeda dari waktu ke waktu. Misalnya: potensi lelang daerah A pada tahun 2010 akan berbeda dengan potensinya pada tahun 2020, dan dapat dibuktikan dengan data. Maka dari itu, akan lebih tepat apabila ada tindakan adaptasi yang dilakukan setelah mendapatkan informasi baru tersebut. Dengan data, kita memiliki alasan tepat untuk mengubah sistem yang lama karena kita dapat membuktikan sistem yang baru akan lebih baik.

2. Menentukan arah kebijakan
    Informasi yang diperoleh dari mengolah data dapat membantu untuk membuat rencana dan tujuan jangka panjang, merumuskan strategi serta menyusun standar dan prosedur tertentu yang akan memajukan organisasi ataupun perusahaan.

3. Efisiensi biaya
    Melalui data, sebuah organisasi atau perusahaan dapat memprediksi tren kedepan dan/atau resiko yang akan dialami apabila sebuah keputusan diambil. Seringkali salah mengambil keputusan akan menimbulkan biaya atau kerugian yang besar. Pengambilan keputusan yang tepat setelah mengolah data dan menganalisanya dapat memberikan hasil keputusan yang kemudian akan mengantarkan pada keberhasilan.

4. Memunculkan inovasi
    Melalui data, kita tidak hanya dapat menganalisa kejadian di masa kini namun juga bisa memprediksi tren di masa depan. Berdasarkan hal ini, inovasi pun akan lebih mudah diwujudkan dengan dasar yang tepat.

5. Evaluasi
    Tidak hanya untuk inovasi di masa depan, data dan informasi juga berguna untuk mengevaluasi dan memperbaiki masalah-masalah yang ada saat ini.

c. Siklus Informasi

     Menurut Tata Sutabri (2012 : 26) Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau disebut juga siklus pengolahan data (data processing cycle). Adapun siklus informasi sebagai berikut :

d. Mutu Informasi: Nilai & Kualitas Informasi

     Nilai Informasi

   Pada umumnya, nilai informasi ditentukan oleh 2 hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang keadaan.

   Namun, perlu dipahami bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi pada umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan sehingga sulit untuk membandingkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk mendapatkannya sebab sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam manajemen.

    Pengukuran nilai informasi pada umumnya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit. Menurut Tata Sutabri bahwa nilai informasi ini didasarkan kepada 10 sifat, yaitu (a) mudah diperoleh, (b) luas dan lengkap, (c) ketelitian, (d) kecocokan, (e) ketepatan waktu, (f) kejelasan, (g) keluwesan, (h) dapat dibuktikan, (i) tidak ada prasangka, dan (j) dapat diukur. 

    Kualitas Informasi

    Informasi ibarat darah yang mengalir dalam tubuh suatu organisasi sehingga begitu penting posisinya, sebab dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan dan berhubungan erat dengan nilai keputusan itu sendiri. Fungsi utama dari informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. Oleh karenanya kualitas informasi menjadi sangat penting. Kualitas informasi akan sangat tergantung kepada 3 hal seperti yang dikemukakan oleh Jogiyanto, yaitu sebagai berikut.

a. Informasi harus akurat

    Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Mengapa informasi itu harus akurat? Sebab dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah dan merusak informasi tersebut.

b. Informasi harus tepat pada waktunya

    Informasi yang dikirim atau diterima tidak boleh terlambat diterima si penerima, sebab informasi yang usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Apalagi jika informasi tersebut merupakan dasar untuk dijadikan dalam pengambilan keputusan. Jika pengambilan keputusan terlambat maka berakibat fatal bagi suatu organisasi. Perlu dipahami, mahalnya informasi dikarenakan harus cepatnya didapat sehingga diperlukan teknologi informasi untuk mengolah dan mengirimkannya.

c. Informasi harus relevan

    Informasi harus memiliki manfaat bagi pemakainya dan relevansi informasi bagi setiap orang akan berbeda.